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業務効率化

少子高齢化の進行により労働力人口が減少する中、
企業では人手不足を補うために、生産性向上や業務効率化の必要性が高まっています。
ここでは業務効率化に役立つ知識や具体的な方法についてご紹介していきます。

業務で効率的に成果を出すための役立つ知識や
具体的な方法をわかりやすく解説しています。

業務効率化とは？

業務効率化とは、求められている役割や仕事を効率的に行い、成果を出すことです。業務効率化に着手することは、時間的・人的なコスト削減や生産性向上に直結します。

業務効率化が実現されることで、企業にとってはコスト削減や利益が増えるだけではなく、そこで働く社員にとっても大きな効果を与えます。

働く社員のメリットとしては、労働時間の短縮や従業員の利益還元、会社の雰囲気の改善が上げられます。業務の効率化が進むことで、従業員個人レベルの労働意欲の向上や定着率に繫がり、さらなる会社の成長を見込むことができます。

業務効率化は企業の質の向上に繫がるのです。

業務効率化が注目される背景

業務効率化が注目される理由として働き方改革を始めとした法改正が上げられます。

日本でも残業が当たり前だった時代は変化し、プライベートの時間の充実を望むワークライフバランス重視の気運が高まっています。

また、人口減少に伴う労働人口減少により労働力が入手しにくくなった点も、業務効率化を後押しする理由に挙げられます。人手が足りないことに重ねて、働き方にも配慮しなければますます従業員は離れていきます。

いかに今より少ない人手で効率的に業務をこなすかは、会社の存続にも成長にも関わる重要だと言えます。

業務効率化ツールの種類

役割	特徴
コミュニケーションツール	業務に関する連絡にかかる時間を大幅に短縮させ、意思の伝達をスムーズにすることが目的のツールです。組織の雰囲気緩和や社内交流、人材定着などのやりがいの面の効果も期待できます。
RPA	RPAとはPCなどを用いて行っている一連のデータ収集や集計、バックオフィスの事務などの作業を自動化できる「ソフトウェアロボット」のことです。単純作業を一瞬で完了させるため、膨大なデータの管理に効果的です。
名刺管理	名刺を個人管理ではなく、一元管理された情報に変えることで会社全体の資産として活用することを目的としたツールです。SFAと連携できるものが増えています。
ペーパーレス化ツール	契約書や稟議に関する煩雑な手続きをクラウド上で行う事が目的です。紛失のリスクの心配もなく、紙代やインク代の金銭面や保管場所などのスペースの問題なども解決できます。
タスク・プロジェクト管理ツール	チーム単位で管理を行う事で、スケジュールの抜け漏れやタスクの遅れにいち早く気づき、スムーズにプロジェクトを回すことを目的としたツールです。
データベースツール	社内でデータを一元管理することで、勤怠などの基幹業務から顧客管理までを部署間を通じて行うことができます。製品によってはノーコードで業務効率化ツールを開発する事も可能です。