脱ハンコ宣言！ 決裁・稟議の電子化で業務効率化を推進するには

脱ハンコとは

脱ハンコとは、社内の意思決定時や決裁・稟議の際に必要だった認印を省略または電子化することです。働き方改革の一種でもあり、紙の決裁・稟議の課題を解決します。

まずは脱ハンコで紙の決裁・稟議を電子化する主なメリットを確認しましょう。

コスト削減

ペーパーレス化により、用紙代やインク代、郵送費などのコストは不要になります。また契約書を印刷、封入、郵送するための工数もゼロになります。決裁・稟議を電子化するだけで、金銭的コストおよび人的コストの削減を実現できます。

業務効率化

紙の契約書を発行・送付するには、一連の作業に数日かかるケースも珍しくありません。相手先からの返送にも数日かかるため、契約締結や稟議完了までには多くの日数を要します。その間は企画を進めることができず、同業他社に後れをとってしまいがちです。

電子化をしていればオンラインで完結するため、スピーディーに契約書を処理できます。電子化された決裁書類は検索機能に対応しており、過去の決裁資料を探す手間ももう必要ありません。

新型コロナで日々変わりゆく市場にスピーディーに対応するためにも、まずは工数削減として脱ハンコを取り入れてみても良いでしょう。

コンプライアンス強化

紙ベースで契約書を保管していると、どんなに管理方法を徹底しても保管漏れや紛失、改ざんなどのリスクが存在します。

電子化すれば、アクセス履歴や編集履歴を残せます。また高度なセキュリティで電子文書を管理できるため、コンプライアンスの強化もできます。

このように決裁・稟議を電子化することで、ビジネスをスピーディーに展開し、着実に売上拡大を目指せます。リモート業務に対応できるなど、脱ハンコは働き方改革の後押しにもなるのではないでしょうか。

決裁・稟議はどの会社でも必要な業務です。そのためどの業界、業種であっても同じようなメリットを得ることができるのです。

つぎに、脱ハンコで業務を効率化する方法をご紹介します。

脱ハンコで業務効率化する方法3選

「脱ハンコ」で業務を効率化する方法は数多くあります。

それは電子署名法の要件を満たすものでなくても、認め印の代わりになるシステムであれば良いからです。いままでハンコが使われてきた業務のほとんどは形式的なもので、法的な効力は発生していません。

社員に定着するような、業務内容にふさわしい方法を選択しましょう。

今回は脱ハンコを実現する上で主要な方法を3つご紹介します。

電子印鑑の利用

電子印鑑とは、ハンコの印影をデータ化した画像を書類に埋め込むことです。PDFソフトやオフィスソフトでも実現できる手軽な脱ハンコの方法です。

しかし無料の書類編集アプリではデータの改ざん等が容易にできてしまいます。スキャンされ、悪用されることのないように、社内で明確なルールを定めて利用するとよいでしょう。

ペーパーレス化や脱ハンコをうたう有料のPDFソフトには、電子印鑑の複製、編集を不可能にする機能を搭載したツールも存在しています。

決裁ワークフローの変化

ハンコを使わなくても、しくみを変えることで、社内の決裁・稟議などを進めていくことは可能です。アクセス権や編集権を設定したワークフローを作成することで、ハンコと同じように限定的な人だけに書類を回覧していくことができます。

さらに電子的な決裁ワークフローを構築すると、細やかな稟議ルートへの対応は自動化されます。ITならではのアラート機能などを利用することで、記入漏れによる差し戻しを減らすことができます。

従来の働き方を変革することは、脱ハンコが進まない理由で聞かれたように、面倒であると感じるかもしれません。

しかしシステムごと電子化することで、メールでの通知や稟議状況の見える化など、決裁・稟議を取り巻く属人的な課題にも対応していくことができます。

電子署名の活用

「電子署名」は、書類が改ざんされた不正なものではないことを証明するために記入する署名のことです。電子署名法第2条の要件を満たすものを指します。

作成者や改ざんの有無がわかりにくい電子文書の欠点を補うために作られました。内容に「公開鍵暗号」を用いることで情報漏洩を防ぐため、セキュリティ面でも優れています。

稟議・決裁の電子署名は行政手続きでも効力を発揮します。

ほかにも電子証明書や電子承認ツール、電子契約書など、脱ハンコやペーパーレス化を実現するツールは多く存在しています。その中でも、特に費用対効果の高い、会社全体の脱ハンコを推し進める製品をご紹介します。

脱ハンコを実現する業務効率化ツール

決裁・稟議の電子化を実現する製品として、UnitBaseをご紹介します。

UnitBaseは現場と情報システム部門の力を最大限引き出す業務改革ソリューションです。ノンプログラミングツールの一種で、簡単な操作でさまざまな業務システムを構築します。

決裁・稟議だけでなく、案件管理や労務管理など日々のスキマ業務の課題に対してシステムを構築することで解決していくことができます。

UnitBaseで決裁・稟議システムを構築すると、以下のようなメリットがあります。

• ハンコをもらうために出社する必要がない
• 申請内容や価格に紐付いて、稟議ルートが自動で変更する
• 稟議ルートの進み具合がすぐにわかる
• 差し戻し、再提出が容易にできる
• ワンクリックでデータを書き出すことができる
• 過去のファイルは検索ですぐに発掘できる

脱ハンコでは、費用対効果の出しにくさ・マニュアル作成の手間などから、なかなか踏み切れない･･･といった声もよく耳にします。

それでは、決裁・稟議だけではなくすべての煩雑な業務をノンプログラミングツールで簡単に電子化したらどうでしょうか。

必然的に費用対効果もあがり、社内に受け入れやすくなりますよね。

ご紹介するセミナー動画では、当社ジャストシステムでも全社的に使用している、UnitBaseを使った決裁/稟議システムと、その作り方をデモンストレーションでご覧いただけます。

約30分で「紙ベースの決裁/稟議を電子化したらどうなるのか？」「"コスパ良く"電子決裁化を進めるポイント」をわかりやすく解説いたします。ぜひ一度ご覧ください。

【録画配信】ジャストシステム式！全社で使える！決裁/稟議まとめて電子化セミナー　はこちら

UnitBaseは業務内容に合わせたテンプレートが充実。働き方の変化にも、短期間で柔軟に対応します。

他の業務効率化ツールについてのご紹介はこちら

最後に紙やExcelでの情報のやりとりを削減することで実現した、業務効率化の事例をご紹介します。

脱ハンコで業務効率化して、年7,000枚の紙を削減した事例

JAしまね（島根県農業協同組合）の本店、11の地区本部、約140の支店・事務所のネットワーク接続やシステム開発を担っているJAしまね電算センター。JAしまねとの情報共有も多く、ファイルサーバーやメールを使った情報共有を日常的に行っていました。

メール送信での誤送信の危険性やExcelファイルの共有フォルダー運用におけるアクセス権の管理だけでなく同時編集・履歴管理ができない観点から、情報共有の効率化の必要性を感じていました。

そこでノンプログラミングで決裁・稟議などのさまざまなシステムを作成できるUnitBaseを導入したところ、情報共有の効率化だけでなく、JAしまね電算センター内のワークフローのリプレイスも実現。

UnitBaseを導入して、現在は一人あたり年間41時間の業務作成と、年間7,000枚以上の用紙削減を達成しています。

アクセス権限設定・ワークフロー機能を利用できるので、セキュリティにも考慮しながら業務を効率化できるようになりました。作成した案件管理や決裁フローはクラウド上でも対応しており、他店や地区本部にも展開する計画が行われています。

縦や横の情報のやりとりを強化し、さらなる業務効率化を目指していくそうです。

まとめ

業務効率化、コストカットを実現し、企業全体の成長を促す電子化。

決裁・稟議を電子化すれば、セキュリティの向上が見込めるなど、メリットは盛りだくさんです。ぜひ一度、ビジネスモデルの変革を加速する決裁・稟議の電子化を検討してみてはいかがでしょうか。

実際に、電子化した決裁・稟議の柔軟性、利便性をご紹介した動画を限定公開しています。脱ハンコに取り組むためのヒントとしてご利用ください。

トライアルもございますので、自社のデータで決裁・稟議の電子化を体験して頂くこともできますよ。