導入事例の概要
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早稲田大学では、学生と教職員に向けたワンストップサービスを目指し、全学オープン科目の履修支援業務、授業運営支援業務、IT利用支援業務を一体的に展開する拠点として2006年に早稲田ポータルオフィスを開設。以来、学内の情報環境整備に力を入れ、2013年12月よりジャストシステムのUnitBaseをベースとした利用者支援システムの運用を開始している。

導入前の課題、背景

Excel/Accessでの情報共有に課題。問い合わせ対応のシステム化が急務に

早稲田ポータルオフィスでは、授業で使用する情報機器についての問い合わせの受付・対応を複数チームがExcelやAccessファイルを使って記録していたため、進捗状況がすぐには把握できなかったり、対応履歴の分析に時間が掛かってしまっていた。これらの課題を解決するため、情報を一元管理できるシステムの構築が必要になっていた。

UnitBase 採用の理由

現場と共同作業で開発ができメンテナンスも容易なWebデータベース

問い合わせの対応には、窓口担当や実際に現地で対応を行う複数のチームが連携して業務を行う。その対応状況を共有するには、Webブラウザーで使える製品が最適。その中でも、開発とメンテナンスが容易であり、システム担当と現場担当が共同でデータベースを構築できる点が高く評価され、UnitBaseの採用が決まった。

導入後の成果

進捗状況をリアルタイムに共有。対応履歴の集計・分析も容易に

問い合わせの発生から対応が完了するまでの進捗状況をタイムリーに確認できるため、複数の案件があっても状況をしっかり確認できるように。また、従来は集計作業に多くの工数を要していた対応履歴の分析も簡単にできるようになったことで、蓄積されたデータをトラブルの未然防止に活かすことができるようになった。