導入事例の概要
※導入事例の全文はPDFでご覧いただけます。

戦後間もなくから高い技術で公共事業を支える東邦コンサルタント株式会社。様々な社内申請のワークフローが紙ベースで管理されており煩雑になっていたが、情報システム部門がないことからなかなか電子化が進まずにいた。その状況を打開するべく、富士ゼロックス北海道がUnitBaseを提案。プロトタイプでの検証を経て導入に至った現在では、膨大な量のペーパーレス化の実現に加え、様々な業務の効率化が進んでいる。

導入前の課題、背景

膨大な紙の管理に追われ電子化での効率化が急務に

旅費、有給休暇、時間外などの申請をすべて紙で行っていたため、月間約2,000枚もの書類を管理する必要があった。申請内容をExcelに転記する煩雑な作業や、承認状況をすぐに確認できないなど、申請フローの電子化が急務に。ところが、情報システム専門の部署がないことから、日々の業務の中でその検討に時間を取れず、必要性は感じつつもプロジェクトを進めることができない状況だった。

UnitBase 採用の理由

使いやすさと柔軟性が属人化しないワークフローを実現

同社にとって初めての電子化ということもあり、従来の申請フローをそのまま反映したいという要望があったが、専門知識が必要な難しいワークフローツールでは属人化が懸念された。そこで、富士ゼロックス北海道の担当からUnitBaseを提案。直感的な操作性が評価され、まずは従来の申請書やExcelファイルからプロトタイプを制作して検証を進めることになった。

導入後の成果

UnitBaseによる見える化や効率化が全社に広がった

従来の申請フローから大きな変化がなかったことや、導入後に説明会を開催したことにより、スムーズに導入が完了。UnitBase導入を機に支社ともネットワークをつなげ、全社の稟議状況の把握が可能に。ペーパーレス化に大きな効果を得ることができた。また、効率化によって浮いた時間で様々な業務の見直しを実施。現在では測量機器の管理や、業務マニュアルの共有などにもUnitBaseの活用が進みつつある。