導入事例の概要
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ふるさと納税を実施する1,700あまりの自治体のなかで、寄付の件数・金額いずれも上位の実績を誇る長野県飯山市。「悠久のふるさと飯山を後世に渡そう」というメッセージと、飯山市ならではの充実した特典のラインナップによって、申し込みが従来の約17倍に急増。必要な手続きや問い合わせも大幅に増加したが、従来と同じ人員体制での効率的な業務を可能にしているのがUnitBaseだ。

導入前の課題、背景

申込件数が約17倍に急増。Excelでの管理が限界に

ふるさと納税への取り組みを強化している飯山市では、平成25年に2,378件だった申込件数が、平成26年には約17倍の39,844件に急増。申込データを管理していたExcelファイルのレコード数も増え、ファイルの起動や検索・絞込に時間が掛かるようになってしまった。申込者からの問い合わせ対応など、業務改善のためには大量のデータでも素早く処理できるシステムの構築が必要と考え、調査を開始した。

UnitBase 採用の理由

要件定義から稼働まで約3か月。直感的なインターフェースを高く評価

検討にあたっては、OSやソフトウェアのバージョンアップによる作業が不要なWebベースであることや、市役所の中でクローズドに情報が管理できるオンプレミス型であることなどが要件に。直感的なUIや帳票機能など、業務に直結する製品性を評価しUnitBaseを採用。導入を担当したアドヴァンスト・インフォーメイション・デザイン社が迅速に構築し、わずか3か月で新システムを稼働にこぎつけた。

導入後の成果

人員を増やさず対応効率がアップ。他の自治体にも推薦できるツール

使い方の質問がほとんどないくらい、現場にはスムーズに受け入れられた。Excelに比べてデータ抽出が圧倒的に速くなり、問い合わせ対応が迅速化。またボタン一つで帳票出力が可能なため、発注書や送付状なども手間なく出力。申込件数の増加に対しても、従来と同じ人員体制のまま、より効率的な対応を実現している。他自治体からの視察も多いが、UnitBaseを業務に必須のツールとして紹介している。