人と人との絆による地域との共存を経営理念として、組合員と地域の発展に寄与していくことを目指し多角的に活動しているJAなごや。信用・共済事業については、組合員の人生設計に応じた資産形成や保障などを提案する「ライフプランサポート」の強化を打ち出していた。その一環として、これまで以上に組合員から信頼され、長期的な関係を築くために、渉外担当者「ライフパートナー」の集金業務／数値目標を廃止、組合員の視点に立った提案活動がしやすいように方針を変えた。

しかし、担当者と組合員が時間をかけて良好な関係性を培っても、コンプライアンスの観点から担当者は3年から5年で異動せざるを得ない。金融共済部 花咲くMIRAI課 課長 伊藤英紀氏は「異動時に作成する紙の引継書では、ライフプランサポートに必要な詳しい情報までは網羅できず、蓄積した情報が一旦クリアされてしまいます。やり取りの状況や細かな情報を組合員の生涯にわたってつなげていき、必要な時にすぐ取り出して見返せる状態にしなければ期待に応えられません」と当時の課題を説明する。

また、日報は紙に記録して所属支店内で保管していたため、本店では支店の活動状況を確認できず、最適なライフプランサポートの実践を効率的に指導できなかったという。そのため、担当者の活動内容の一元化と「見える化」ができる仕組みを必要としていた。

そこで日報の作成と情報の蓄積が同時に行える、渉外支援システムの導入を目指すことにした。求めていた具体的な機能は、業務引継書など報告書の管理機能と、活動記録の報告・管理機能などだ。活動記録に関しては、面談や提案そして成約状況の報告・管理、訪問状況把握、訪問前の事前準備、活動・事務時間の把握、そして顧客情報の蓄積など多岐にわたる。

こうした機能や業務をシステムインテグレーターに説明したところ8社程度を紹介され、比較検討を進めた結果、JUST.DBを選定した。

花咲くMIRAI課 考査役 横井烈氏は「組合員ファーストの方針を具現化するには、ゼロベースで独自の業務をシステム化できるかどうかが重要です。多くの製品が契約成立に重点を置く中、JUST.DBは契約数ではない『組合員ファースト』の実現に適していました。また、導入後に重視したい活動が変わることも想定しており、JUST.DBなら自分たちで柔軟に作り込んでいけたのも選んだ理由です。画面も非常に見やすいことも評価しました」と明かす。この他にも、業界の動向に合わせてシステムの見直しが発生する可能性を視野に、初期費用がかからないというコスト面での魅力も選定理由に挙げている。

2023年1月より試験的導入を開始してシステムの骨格を作り、4月から本格的に運用している。

「ジャストシステムの営業担当者からは手厚いフォローを受けました。イメージを伝えて試作してもらい、それをベースにして項目を取捨選択したり、見やすくなるように試行錯誤したりしながら完成度を高めていきました。また、大切なデータを誤って消してしまった際にも、電話で助けを求めたら迅速に復旧してもらえました」（伊藤氏）

JUST.DBで構築した独自の渉外支援システムによって、目指していた日報の作成と情報の蓄積を同時に実現、伝達漏れの防止にもつながっている。また、活動状況を「見える化」したことで、管理者がどこにいても効率的で迅速な指導ができるようになった。

「活動記録によって訪問などの営業時間と事務時間が明確になったため、渉外担当者が各自で振り返り、事務時間を効率化して折衝の量と質を充実させようとする意識が高まりました。その影響もあってか、組合員へのアンケートを通じて提案を感謝する声が増えてきています」（伊藤氏）

使い勝手に関しても難しさは感じておらず、少しの研修で使いこなせるようになり、集計や過去履歴のスピーディーな参照ができているという。 10月には導入後初めての異動が実施されたが、特に混乱はなかった。

横井氏は製品選定で気にかけていた画面の見やすさにも触れ「当課のエリアマネージャー7名は、それぞれ10名程度の渉外担当者を管理しています。カレンダー画面の表示をカスタマイズすると全員の行動を1画面で確認できるため、とても使い勝手が良いです」と話す。

今後はさらなる効率化を図り、組合員と一層の信頼関係を構築するべく活動を充実していきたい、と伊藤氏は語る。そのためには機能の拡充とともに運用に関する取り組みも欠かせない。

「例えば過去に不要だと言われた商品を、組合員の状況に変化がないにもかかわらず新任の渉外担当者が繰り返しご案内するのは失礼です。そのようなミスを防ぐにはJUST.DBへの記録を定着させ、履歴の活用を習慣化することが大切です。一方で必要以上の参照や記録は無駄なので、適切に取捨選択ができるようにする必要があります。また、最善のライフプランサポートが何なのかはその時々によって変わっていくため、システムに完成形はありません。施策とともに継続的な改良を続けていきます」（伊藤氏）