アイエイアイの機械設計部門では、これまで共有フォルダによる文書保管や市販の文書管理システムを採用し、技術文書を台帳管理してきた。しかし開発製品の数・種類が増えるにつれ、膨大な文書を効率的に取得・活用するのが困難な状況になってきた。そこで、管理方法の見直しと現場の業務フローに沿った検索システムの構築に着手した。

複数の文書検索システムを検討・試用したが、業務に適合せず本導入には至らなかった。そんな中、ジャストシステムのCBESの存在を知り、日本語検索能力の高さや導入の容易さ、価格と性能のバランスなどに魅力を感じ、導入を決定した。共有フォルダをクロールしてインデックスを自動生成し、ほぼメンテナンスフリーで使えることも大きな決め手となった。

CBESのセットアップをわずか1週間で完了させ、本番運用を開始。検索精度の高さや優れた操作性などが高い評価を得た。また、既存の社内システムやツールとCBESを連携させ、技術者の業務フローに沿った文書検索システムを構築。技術者の業務効率化にも貢献できたと評価している。今後は全社展開し社内の検索エンジンの標準化を図る考えだ。